Waar moet je aan denken als je personeel wilt aannemen?

Waar moet je aan denken als je personeel wilt aannemen?

Wanneer je voor het eerst iemand wilt aannemen komen daar wel een paar dingen bij kijken. Hieronder beschrijf ik kort een aantal zaken waar je aan moet denken als je personeel wilt aannemen.

 

Controleer de identiteit van de werknemer

Voordat iemand begint met werken moet je de identiteit vaststellen aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Dit kan een paspoort of ID-bewijs zijn. Een rijbewijs geldt niet als geldig identiteitsbewijs. Een kopie van dit identiteitsbewijs moet in de administratie bewaard worden.

Dit mag ook een digitale kopie zijn. Op de kopie moeten de persoonsgegevens en het BSN-nummer staan.

Let bij het controleren van het identiteitsbewijs op de volgende punten:

  • Geldigheid: Is de vervaldatum nog niet verstreken?
  • Nationaliteit: Is de nationaliteit vermeld?
  • Pasfoto: Lijkt de pasfoto op de werknemer?
  • Fysieke kenmerken: Komen de lengte en de leeftijd overeen?

 

Sluit een arbeidsovereenkomst af

Een arbeidsovereenkomst kan mondeling of schriftelijk worden afgesloten, maar het is aan te raden om dit schriftelijk te doen zodat je hierop terug kunt vallen mocht er toch onduidelijkheden of onenigheid zijn.

In een arbeidsovereenkomst leg je o.a. de volgende zaken vast:

  • Gegevens werknemer en werkgever
  • Salaris
  • Werktijden
  • Vakantiedagen
  • Proeftijd (let op de wettelijke beperkingen)
  • Of er een cao van toepassing is
  • Of er een pensioenregeling van toepassing is

 

Houd rekening met het minimumloon, de vakantiebijslag en de sociale lasten

Iedere werknemer heeft recht op ten minste het wettelijk minimumloon. Soms zijn er in de cao ook afspraken gemaakt over het salaris.

Naast het salaris heeft de werknemer ook recht op 8% vakantiebijslag. Dit kan maandelijks worden uitbetaald, maar vaak gebeurt dit in mei of juni.

Over het salaris van een werknemer moet de werkgever ook nog sociale lasten betalen. Bijvoorbeeld de ZVW-premie en WW-premie.

Bij elkaar zijn de extra loonkosten van personeel al snel minstens 30% van het brutosalaris dat je met jouw werknemer afspreekt. 

Aanmelden bij de Belastingdienst

Als je voor het eerst personeel in dienst neemt, moet je jouw bedrijf als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. Wanneer je de loonadministratie uitbesteedt, doet diegene dat vaak voor je.

Voeren van een loonadministratie

Vaak wordt dit uitbesteed aan een administratie-, accountants- of gespecialiseerd loonverwerkingskantoor.

De werknemer moet periodiek een loonstrook krijgen en er moet ook aangifte loonheffingen gedaan worden bij de Belastingdienst.

 

Zorg voor goede arbeidsomstandigheden en sluit een contract af met een Arbodienst

Als werkgever moet je zorgen voor goede arbeidsomstandigheden voor al het personeel. Het is wettelijk verplicht om een basis-contract af te sluiten met een Arbodienstverlener. Zo’n contract kun je soms al afsluiten voor € 30,- per werknemer per jaar.

 

Stel een risico-inventarisatie en -evaluatie op

Zodra je personeel in dienst neemt, ben je verplicht een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen. Hierin leg je de risico’s voor het personeel vast en de maatregelen die je daartegen neemt.

Hulpmiddelen en meer informatie over deze RI&E kun je nalezen op de volgende site: http://www.rie.nl/rie-instrumenten/

 

Sluit een ziektewetverzekering af

Wanneer een werknemer ziek wordt, moet je hem of haar bij een vast contract nog twee jaar lang doorbetalen tegen minstens 70% van zijn salaris. Bij een tijdelijk contract moet je hem of haar doorbetalen totdat het contact afloopt. Het is daarom verstandig om hiervoor een verzekering af te sluiten.

 

Bekijk de huidige verzekeringen

Kijk ook of je huidige verzekeringen nog aansluiten bij de nieuwe situatie. Misschien moeten de bedrijfsaansprakelijkheids- of bedrijf schadeverzekeringen wel aangepast worden.