Vijf redenen om van boekhouder over te stappen

Je werkt misschien al jaren met dezelfde boekhouder want: het is zo’n aardige man/vrouw, hij is niet duur, je ouders waren ook al klant bij hem enzovoort.

Maar ergens in je onderbuik voel je wel dat het anders kan. Dat er meer uit de samenwerking te halen is.

Soms kan het nodig zijn om eens verder te kijken. Herken je onderstaande voorbeelden? Dan kan het tijd zijn om op zoek te gaan naar een nieuwe boekhouder.

(En waar ik hij schrijf, kan het natuurlijk ook een zij zijn.)

De communicatie loopt op zijn zachts gezegd, niet erg lekker.

Het lijkt wel oelahoempa’s wat de boekhouder spreekt. Je snapt er helemaal niets van. Termen als solvabiliteit, liquiditeit, activa en passiva, investeringsaftrek enzovoort gaan je ene oor in en het andere oor uit. Wat moet je ermee? Wat bedoelt de boekhouder eigenlijk? Betekent dit dat het goed gaat met mijn bedrijf of juist niet? De boekhouder heeft het over winst, maar je ziet het niet terug op je bankrekening. Hoe zit dat?

De boekhouder is een expert in zijn vakgebied en dit soort termen zijn voor hem dagelijkse kost. Maar soms vergeet hij dat de ondernemer niet weet wat dit allemaal betekent. Vraag hem of hij het eenvoudig wil uitleggen. Als je zijn antwoord nog niet begrijpt, dan is hij niet de juiste adviseur voor jou. Albert Einstein zei al: Als je het niet eenvoudig kunt uitleggen, dan begrijp je het niet goed genoeg.

Of, misschien nog wel erger: je hoort hem al zuchten wanneer je een vraag stelt. Je durft niet meer te bellen om een vraag te stellen omdat je telkens als je dat doet, het gevoel hebt dat je dom wordt gevonden. Of dat de boekhouder je veroordeelt omdat je iets niet weet.

Als dat zo is, wegwezen! Jij betaalt de boekhouder voor zijn diensten en hij is er voor jou. Een goede samenwerking is van groot belang om het beste uit jouw bedrijf te halen en te voorkomen dat je stress hebt over je financiën.

Hij gaat niet met de tijd mee.

Elk kwartaal lever je de administratie in een ordner aan. De boekhouder verwerkt dit dan in zijn boekhoudsysteem en jij krijgt een mailtje met het te betalen Btw-bedrag. Herkenbaar? Deze boekhouder gaat totaal niet met zijn tijd mee. Met de huidige boekhoudsoftware kunnen veel dingen geautomatiseerd worden: Bankmutaties worden automatisch ingelezen, er is een scanfunctie of mailadres waar je alle facturen en bonnen digitaal heen stuurt en de software staat online. Dat wil niet zeggen dat er geen handwerk meer nodig is, maar het gaat wel sneller. En als de boekhouder dit dagelijks of wekelijks bijhoudt, heb jij bijna real-time inzicht hoe je er financieel voorstaat en hoeveel BTW je op dat moment al moet reserveren.

Je hoort meer van je collega-ondernemer dan van je boekhouder over mogelijkheden.

Je hoort van collega-ondernemers dat zij bepaalde kosten aftrekken waarvan jij niet wist dat dat kon omdat je boekhouder je daar nooit op gewezen heeft. Bijvoorbeeld een deel van de BTW op de autokosten, ook al staat je auto privé. Of die lunch met een collega of dat boek. Een goede boekhouder zal doorvragen of bepaalde zaken ook bij jou van toepassing zijn om zo te achterhalen of er nog kosten zijn die misschien wel aftrekbaar zijn.

Maar, niet alles wat er op een verjaardag gezegd wordt door een collega-ondernemer is waar! Ik zie soms kosten voorbijkomen die absoluut niet aftrekbaar zijn. Wanneer ik dit dan terugkoppel aan mijn klant, krijg ik te horen dat een collega-ondernemer deze kosten ook aftrekt en daar nog nooit problemen mee heeft gehad. Maar dat je nog geen controle hebt gehad van de Belastingdienst wil niet zeggen dat deze kosten ook aftrekbaar zijn. Of de collega-ondernemer heeft een andere situatie, hij werkt bijvoorbeeld niet vanuit huis en jij wel. Dan kunnen er andere regels gelden.

Is de kennis van jouw boekhouder wel up-to-date? Regelgeving verandert en als boekhouder moet je wel bijblijven. Vraag eens hoe jouw boekhouder zijn kennisniveau onderhoudt? Is hij lid van een beroepsvereniging zoals de NOAB of het RB? En volgt hij trainingen en cursussen?

Help, welke verassing komt er uit de blauwe envelop?

Je hebt geen idee hoeveel inkomstenbelasting je moet betalen. Vol spanning maak je de mail van de boekhouder of de blauwe envelop open. Wat zal het dit jaar zijn? Heb je wel voldoende geld opzij gezet? Je weet dat je een goed jaar hebt gedraaid, maar wat voor effect heeft dat op de belasting. Hoe fijn zou het zijn als je gedurende het jaar al weet wat je kunt gaan verwachten en daar geld voor opzij kunt zetten. Een goede boekhouder bekijkt dit gedurende het jaar ook minstens één keer en overlegt met jou of je een voorlopige aanslag moet aanvragen of deze misschien moet aanpassen.

Hij komt zijn afspraken niet na.

Hoe vaak moet je niet vragen om de jaarstukken van het afgelopen jaar terwijl hij belooft had het dit jaar toch écht sneller aan te leveren. Of je hebt stukken nodig voor een hypotheek en hij zou dat binnen een week voor je in orde maken. Je hebt ze echt snel nodig om verder te kunnen. Maar je hoort maar niets en als je belt krijg je een vaag antwoord. Je wilt weten waar je aan toe bent en wanneer je de gevraagde stukken kunt verwachten zodat je dat met andere kunt communiceren.

Tijd voor verandering.

Herken je bovenstaande voorbeelden? Ga dan eens na of deze boekhouder nog wel de juiste voor jou is. Misschien is hij wel goedkoop, maar goedkoop kan ook duurkoop zijn. Wat is het jou waard om in minder tijd en zonder stress jouw financiële administratie op orde te hebben, om goed inzicht te hebben en om echt een partner voor jouw bedrijf te hebben?

Een veelgehoord argument is dat overstappen lastig is en veel gedoe met zich meebrengt. Uit ervaring kan ik zeggen dat dat vaak heel erg meevalt. Vooral als je aan het eind van het jaar overstapt. Dit is dus het ideale moment om eens verder te kijken.

Wil je meer weten over de manier waarop ik werk en hoe ik je kan helpen? Kijk eens op mijn website www.a-linefinance.nl en neem gerust contact met mij op.