BOEKHOUDING
Loonadministratie
Administratie
Als bedrijf ben je verplicht om een administratie bij te houden.
Onder administratie worden alle gegevens van jouw onderneming verstaan die op papier en digitaal vastlegt. Hieronder valt bijvoorbeeld:
- urenadministratie
- kilometeradministratie
- verzekeringen
- agenda
- contracten met klanten, leveranciers, werknemers of partners
- verzekeringspolissen
- salarisadministratie
- correspondentie
- boekhouding
Boekhouding
De boekhouding is dus een onderdeel van de administratie en dit betreft alleen de financiële gegevens. Denk hierbij aan verkoopfacturen, inkomende facturen, kassabonnen en bankafschriften.
De termen boekhouding en administratie worden vaak door elkaar gebruikt. Maar de boekhouding is dus het onderdeel van de administratie dat betrekking heeft op de in- en uitgaande geldstromen.
Door het bijhouden van een boekhouding in een boekhoudprogramma kun je altijd nagaan welke financiële transacties er in jouw bedrijf zijn geweest. Je legt je omzet en kosten vast, maar ook alle bankmutaties, leningen, vorderingen, waarde van bezittingen enz. Met een goed bijgewerkte boekhouding heb je inzicht in hoe jouw bedrijf er financieel voorstaat. Je weet wat je hebt verdiend met jouw diensten of producten, maar ook hoeveel geld jij nog tegoed hebt van klanten en wat jij nog moet betalen aan leveranciers. Alle vorderingen, schulden en bezittingen staan in de boekhouding. Het enige wat vaak niet in de boekhouding staat, is de belasting die je over je winst moet betalen.
Omdat wij het wel belangrijk vinden dat jij écht weet hoe je er financieel voorstaat met je bedrijf, maken wij gedurende het jaar een inschatting hoeveel belasting je moet betalen aan de hand van de gegevens die al bekend zijn en de input die wij van jou krijgen. Zo komt die belastingaanslag ook niet als een verassing.
Bewaarplicht
Je bent wettelijk verplicht om de administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken moeten 10 jaar bewaard worden.
Dus niet alleen alle gegevens van de boekhouding moeten 7 jaar bewaard worden, maar ook de (digitale) agenda, de urenadministratie, de kilometeradministratie en overige gegevens die met het bedrijf te maken hebben en die op papier of digitaal zijn vastgelegd.
Maar ook de computerprogramma’s en bestanden moeten bij een eventuele controle door de Belastingdienst kunnen worden gebruikt.
Wel kunt je, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:
- Je zet alle gegevens over.
- Je zet de gegevens inhoudelijk juist over.
- Je zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
- Je kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
- Je zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
Vaak kunnen de gegevens van de boekhouding door middel van een zogenoemde auditfile bewaard worden. Hierin staan dan alle mutaties en die kunnen door de Belastingdienst gereproduceerd worden. Denk er dan wel aan dat je ook alle facturen die je in de boekhoudsoftware hebt opgeslagen, download en ergens anders opslaat. Deze staan namelijk niet in de auditfile.
Heb je nog andere vragen over jouw administratie? Neem gerust contact met mij op.